Werkwijze

Mijn werkzaamheden zijn er op gericht de opdrachtgever te begeleiden in het nemen van beslissingen die op dat moment relevant zijn. Andersom neem ik bij het ontwerpen al heel veel beslissingen op grond van mijn professionaliteit binnen het mandaad dat ik bij opdrachtverlening heb gekregen. Er wordt van grof naar fijn gewerkt. Elke fase brengt een verfijning in het ontwerp aan. De fasen moeten wel in de juiste volgorde op elkaar aansluiten. Het heeft weinig zin om in een schetsfase al tot in het detail uit te werken. Ook werkt het vertragend en kostenverhogend wanneer er in een laat stadium van de planvorming nog, bijvoorbeeld, bestemmingsplangegevens moeten worden verwerkt. Elk onderdeel heeft zijn eigen moment van urgentie.

De reikwijdte en de precieze inhoud van elk van de volgende onderdelen wordt met jou vertaalt en in overeenstemming gebracht met jouw doelen. De architectenwerkzaamheden die daarbij nodig zijn, worden vertaald in de offerte en de architectenopdracht. Als basis dient de DNR (De Nieuwe Regeling, rechtsverhouding tussen opdrachtgever en adviseur).

Onderzoek

In de onderzoeksfase zijn het programma van eisen (PVE), het gegeven gebouw en/of de kavel, het bestemmingsplan, het budget, de omgevingsfactoren, specifieke regelgeving, en dergelijken van belang om boven tafel te krijgen. Ook moet duidelijk zijn met welk team van deskundigen er gewerkt gaat worden en in welke fase deze worden geraadpleegd. Bijvoorbeeld kan er bepaald worden wanneer de aannemer in het proces betrokken wordt en welke rol die dan vervult.

Ook ambities op het gebied van milieu en duurzaamheid worden in deze fase vastgesteld.
Als deze fase is afgerond liggen de uitgangspunten voor het project vast en is er een waarde toegekend aan elk van de onderdelen om zo de planvorming te kunnen toetsen.

Voorlopig ontwerp (VO)

In het VO wordt de organisatie van het gebouw op de kavel ontworpen. Eerst in grote lijnen en in de loop van deze fase steeds verfijnder tot de organisatie staat, de volumes bepaald zijn en de eerste beelden gemaakt kunnen worden van het gebouw in zijn omgeving. Het proces is iteratief wat inhoudt dat een aantal keren de zelfde stappen worden doorlopen, telkens vanuit een andere invalshoek bekeken, om tot een integraal resultaat te komen. Voor een eenvoudig (woning)ontwerp kan dat in een paar stappen, maar voor een ingewikkelde bedrijfsopzet met veel belanghebbenden kan dat een heel proces zijn dat met alle partijen doorlopen moet worden.

Het Voorlopig Ontwerp wordt getoetst aan de uitgangspunten. Dit kan inhouden dat er nog verbeteringen in aangebracht moeten worden. Zijn deze verbeteringen marginaal, dan kunnen deze in de fase van het Definitief Ontwerp (DO) worden aangepast. Bij opmerkingen met verstrekkende gevolgen voor het ontwerp is het beter om eerst het VO aan te passen en dat weer te toetsen voordat deze fase wordt afgesloten. Dit voorkomt vertraging in een later stadium en het beperkt de (dubbele)kosten van een latere aanpassing.

Als het VO is goedgekeurd en aanvullingen op de uitgangspunten zijn vastgesteld, kan de fase van het Definitief Ontwerp een aanvang nemen.

Definitief Ontwerp (DO)

Op basis van het VO-gebouw/terrein kunnen gespecialiseerde disciplines, zoals adviseurs constructies, -installaties, -ict, -tuin en landschap, -interieur, en anderen, hun VO gaan opzetten. Ruimten worden uitgewerkt naar het specifieke gebruik dat daar is gepland en voor de constructie, de installaties, etc. worden de benodigde maten bepaald. Verbindingen worden vormgegeven, materialen worden gekozen en er wordt een principe detaillering opgezet. Ook dit is een cyclisch proces zodat alle aspecten geoptimaliseerd worden.

Ook het DO moet worden getoetst aan de eerder afgesproken uitgangspunten.

Als het DO is goedgekeurd en de eventuele veranderingen van de uitgangspunten zijn vastgesteld, kan de fase van de BouwVoorbereiding (BV) een aanvang nemen.

BouwVoorbereiding (BV)

De organisatie, de oriëntatie, de materialisatie, de constructie, de installatie, etc. liggen nu vast. In deze fase  volgt de technische uitwerking van alles dat nu ontworpen is. Er worden de tekeningen en berekeningen geproduceerd waarmee de aanvraag voor de omgevingsvergunning gedaan kan worden.

De technische omschrijving en/of het bestek kunnen worden gemaakt. Kleuren- en materialenstaten, merken en typen, kwaliteiten, keurmerken, etc. van alle onderdelen kunnen worden vastgesteld. Al deze (contract)stukken vormen de basis voor de volgende fase (prijsvorming en aanbesteding: PV&A).

De beoordeling van deze fase is cruciaal omdat de aanbesteding, de prijsvorming en de uitvoering hierop gebaseerd worden. (Juridisch bindend)

Met de beslissing om de volgende fase in te gaan geef jij aan dat dit ontwerp, deze uitwerking met het bijbehorende kostenraming volledig aan je wensen beantwoord én dat het benodigde budget ook ter beschikking staat.

Prijsvorming en Aanbesteding (PV&A)

Voor de meeste van de mij toevertrouwde projecten worden in deze fase de aannemers in het proces betrokken. Eerder kan ook, dan hebben zij meestal een adviseursrol (specialiteit: uitvoering en/of prijsvorming, beheer en onderhoud) met een bijbehorende set afspraken voor de fase van de prijsvorming en de aanbesteding. Daarmee is aangegeven dat er verschillende gestandaardiseerde procedures zijn waarmee de aanbesteding geregeld kan worden.

Voor de meeste van mijn projecten kan ik volstaan met de procedure volgens het Uniforme Aanbestedings-Reglement met bijbehorende Voorwaarden (UAR/UAV).

De aanbestedingsprocedures hebben tot doel om eerlijke en concurrerende prijsvorming mogelijk te maken op basis van gelijke gegevens en uitgangspunten binnen een afgesproken tijdspanne. Ik bewaak deze procedure en treed op als enige contactpersoon in deze fase. Eventuele vragen worden dan schriftelijk ingediend en zullen ook schriftelijk worden beantwoord (Nota van aanvulling) waarna de aannemers een vaste rekenperiode krijgen om hun aanbieding te maken. Op de afgesproken dag en tijd worden de prijzen en bijbehorende begrotingen afgegeven. Ik maak daar een rapport van dat meteen bekend gemaakt wordt. De definitieve keuze van de aannemer, die het werk gegund wordt, volgt nadat gecontroleerd is of de aanbieding volledig in overeenstemming is met de contractstukken die aan de aannemers zijn afgegeven, inclusief de nota van aanvulling. Ik adviseer dan om de aannemer met de meest passende prijsopgave het werk te gunnen. Na de gunning en de ondertekening van de bijbehorende aannemingsovereenkomst worden de andere inschrijvers op de hoogte gebracht. De uitvoering kan beginnen.

Uitvoering en oplevering (U&O)

Afhankelijk van de grootte en moeilijkheidsgraad van het werk kan ik in deze fase nog werktekeningen maken. Doorgaans controleer ik de productietekeningen die door de (onder)aannemer(s) gemaakt worden zodat, voordat deze onderdelen geproduceerd worden, vastgesteld kan worden dat deze aan de overeengekomen uitgangspunten voldoen. Daarnaast controleer ik in het werk of de uitgevoerde werkzaamheden ook voldoen aan de overeengekomen kwaliteitscriteria.

Mocht ondanks alle betrachte zorgvuldigheid er toch nog sprake zijn van afwijkingen van de overeengekomen kwaliteit, dan wordt bepaald wat daar de consequenties van zijn en wordt daarnaar gehandeld. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben omdat er kosten aan verbonden zijn en er tijd mee verloren gaat. (kwaliteit-waarde | verbetering-waarde | tijd-waarde)

Gedurende de uitvoeringsfase wordt met regelmaat gecontroleerd of de planning van de aannemer en de uitvoering van de werkzaamheden nog synchroon lopen.

Aan het einde van de uitvoeringsfase moet er beoordeeld worden of het geheel van de uitgevoerde werkzaamheden overeenkomt met de opdracht die verstrekt is. Daarvoor wordt er voordat de oplevering plaats vind een opname georganiseerd. In de opname wordt vastgesteld welke onderdelen wel en welke niet voldoen. Er wordt daarvan een rapportage gemaakt die met alle partijen besproken wordt. Vervolgens worden er afspraken gemaakt om de verschillen weg te werken. Hieraan wordt een termijn gekoppeld waarbinnen dat moet zijn gebeurd. Op die datum wordt het werk nogmaals gecontroleerd. Aan het geconstateerde worden conclusies verbonden (kwaliteit-waarde | tijd-waarde). Is alles naar wens dan kan het werk worden opgeleverd. Het pand wordt overgedragen en kan worden betrokken. Reden voor een feestje. De eindafrekening volgt.

Doorgaans is dit ook het moment dat de architectenopdracht volledig is vervult. Het kan goed zijn dat we nu een jaar (bij een beperkte woninguitbreiding) of twee of langer (volledige woning|bedrijf|……) hebben samen gewerkt. Dat schept een band.

De architect is de enige adviseur die vanaf de eerste schets tot aan de oplevering bij alle beslissingen betrokken is. Samen met de opdrachtgever ben ik in staat tussen alle beslissingen verband aan te brengen, zodat de doelen en uitgangspunten van af het eerste begin tot aan de oplevering worden bewaakt.